כתבה: שרון שפירא נחום, יועצת ארגונית בכירה ב"שאיה"
מגיעים לקראת סוף שנה? זה זמן מצויין לסכם מה היה לנו, ואיך ממשיכים. זה גם ברמה האסטרטגית של הצוות הניהולית, וגם בישיבה פרטנית עם כל אחד מהעובדים שמפליגים יחד בספינה הארגונית שלכם. איך עושים את זה כמו שצריך? איך מעבירים מסרים מטיבים ומצמיחים לעובד?
מדובר באחת מהמיומנויות החשובות ביותר בניהול עובדים. מעבר ל"מה" שיש להכין לשיחת משוב חשוב לתת דגש על ה"איך".
הנה כמה רעיונות איך לעשות את השיחה אפקטיבית ביותר:
- יש לתכנן היטב את השיחה: לרשום מה בדיוק אני רוצה להעביר לעובד שלי, איזה מידע חשוב אני מעוניין שיהיה בשיחה, אך לא פחות חשוב: מהו המסר שאני רוצה להעביר? חשוב מאוד לכלול מסר מעצים. משוב אפקטיבי יוביל לצמיחה, בעוד שמשוב אשר מתבצע באופן שאינו מעצים יכול להוביל להתדרדרות העובד.
- שיטת "הסנדוויץ'" היא השיטה האפקטיבית ביותר למתן משוב: ראשית יש להתחיל בעוצמות של העובד, במה הוא טוב? במה הצטיין השנה? אחר כך יש לעבור להזדמנויות לשיפור- מה עליו לשפר? על מה עליו לעבוד? יש לסכם את המשוב בחיזוק חיובי: במילות חיזוק ועידוד ובפרגון לעובד.
- יש להקפיד על איזון באופן העברת השיחה, יש לאזן בין עובדות, אף אם מדובר בעובדות קשות, לצד פידבק חיובי לעובד. העברת מידע באופן זה תייצר את ההבדל בין חניכה נכונה ל"חניקת" העובד בעודף פידבקים שאינו יכול לעקל.
- יש לאפשר לעובד להביע דעה באופן חופשי בזמן השיחה. חשוב שהעובד ירגיש שהוא נמצא בדיאלוג עם המנהל ואין מדובר במונולוג חד צדדי. בנוסף, יש לסכם עמו מה הוא לוקח לשיפור לשיחת המשוב הבאה.
- חשוב מאוד ליצור רצף והמשכיות לשיחת המשוב, אין מדובר באירוע חד פעמי. חשוב לקבוע מועד לשיחת משוב הבאה. כאשר נקבע מועד מראש לרבעון/ חציון הבא מידת ההתחייבות של שני הצדדים עולה. המנהל מאותת כי הנושא חשוב, קרוב לליבו ויוצר רצינות וכבוד כלפי העובד. העובד מחויב לתהליך שיפור בזמן שנקצב.זהו מצב הקרוי בשפתנו win-win לשני הצדדים.
הקפדה על הנקודות הללו תסייע בהעברת מסרים באופן מעצים ותפתח תקשורת בונה אשר תיצור סביבת עבודה מכבדת.
חניכה אפקטיבית על ידי המנהל תייצר את ההבדל בין הנעת צוות לעשייה לבין מניעת הצוות לפעול.
בהצלחה ושנה אזרחית טובה, מעצימה ומצמיחה!
